Administration financière

L’administration financière décrit les politiques et les pratiques de gestion des fonds de subventions et la manière de rendre les états de compte.

1. Entente entre l'établissement hôte et la Société canadienne du cancer

Les subventions ne sont versées qu'avec le consentement du directeur administratif de l'établissement où elles sont versées et les établissements doivent se conformer aux politiques énoncées dans l'entente entre l'établissement hôte et la Société canadienne du cancer. Aucuns fonds ne seront versés sans ces approbations.

2. Avis d'octroi d'une subvention (AOS)

Les candidats choisis recevront un « avis d'octroi de subvention » (AOS) officiel, lequel stipulera la durée de la période de subvention et le montant approuvé. L'agent financier et le service de recherche de l'université ou de l'établissement concerné seront avisés en même temps de l'attribution de cette subvention. Un nouvel avis d'octroi de subvention sera émis en cas de modification du montant ou des modalités de la subvention.

3. Date d'entrée en vigueur

Les dates d'entrée en vigueur des subventions varient. La date d'entrée en vigueur de la subvention sera clairement notée sur l’annonce d'octroi d'une subvention (AOS).

4. Autorisation de dépenses

L'on doit tenir un compte particulier pour chacune des subventions remises et chacune des dépenses engagées doit obtenir l'autorisation du chercheur subventionné ou de son représentant désigné.

5. Administration et versement des fonds

Les fonds de toutes les subventions sont administrés par l'agent financier attitré de l'université ou de l'établissement hôte. La fréquence des versements est indiquée sur la la notification d'attribution. Consultez la section 13 pour obtenir de l’information sur le relevé de compte.

6. Versements effectués par l'établissement hôte

Il revient à l'agent financier de l'établissement hôte, moyennant l'autorisation du chercheur subventionné, d'acquitter les frais engagés aux fins expressément précisées dans l'entente concernant la subvention. Le total global des frais ne doit pas excéder le montant de la subvention. La Société canadienne du cancer n'assumera aucune responsabilité quant aux frais excédentaires et n'accordera aucun remboursement afférent à l'université ou à l'établissement concerné. Les frais doivent être engagés seulement aux fins précisées dans l'entente concernant la subvention. Toute autre utilisation des fonds doit faire l'objet de l'autorisation préalable de la Société canadienne du cancer.

7. Comptabilité distincte

Le chercheur qui touche plus d'une subvention doit tenir une comptabilité distincte pour chacune. Avant de virer des sommes d'un projet à l'autre, le chercheur doit obtenir l'autorisation préalable de la Société canadienne du cancer.

8. Fin ou interruption avant terme d'une subvention

L'Institut ne remboursera pas les frais encourus après la date à laquelle une subvention a pris fin. L'établissement hôte doit en principe nous retourner tout solde inutilisé au moment où la subvention prend fin. Advenant qu'une subvention soit discontinuée pour une raison quelconque (ex. une interruption avant terme), la Société canadienne du cancer doit en être avisé aussitôt.

9. Report des sommes de la subvention

Les récipiendaires d'une subvention pourront reporter à toute subvention renouvelée par la Société canadienne du cancer un solde non utilisé (surplus seulement) jusqu'à concurrence de 50 000 $ pour une période maximale de un (1) an après la date normale d'expiration de la subvention, sans que ce geste ait un effet négatif sur les subventions dont ils bénéficient simultanément, sur les subventions futures ou sur toute demande de subvention en attente. Le chercheur principal d’un projet s’inscrivant dans un projet du programme pourra reporter 50 000 $ à titre individuel, pour son projet. Les chercheurs n'ont pas à obtenir une approbation officielle pour les montants de moins de 50 000 $. Toutes les sommes reportées au-delà de la date d'expiration de la subvention, sans égard au montant, seront assujetties aux politiques comptables habituelles de la Société canadienne du cancer ainsi qu'aux politiques comptables de fin de subvention en vigueur au moment du report. Tout surplus excédant les limites précisées devra être remboursé à la Société canadienne du cancer et les déficits de plus de 5 000 $ ne peuvent être reportés sur une autre subvention renouvelée. Prière de consulter l‘article 10 relatif à la garde des fonds au-delà de la date normale d’expiration de la subvention.

10. Utilisation des fonds non dépensés à la date d'expiration et prolongation de la date d'expiration (prolongation sans allocation d'argent additionnelle)

Un surplus jusqu’à concurrence de 50 000 $ pourra être gardé pour une période maximale de 12 mois après la date d’expiration de la subvention pour les dépenses associées à cette dernière. Un relevé de compte doit être fourni pour tous les fonds dépensés après la date normale d'expiration de la subvention.

Toutefois, si l'on prévoit que le surplus sera supérieur à 50 000 $, si plus de 12 mois seront nécessaires pour effectuer le travail ou s’il reste du travail de validation à faire, les titulaires de subventions devront faire une demande pour une prolongation sans allocation d’argent additionnelle. Les sommes encore disponibles pourront être dépensées après la date à laquelle la subvention devait initialement prendre fin, sans pour autant que de nouveaux fonds y soient consacrés. Une demande de prolongation sans allocation d'argent additionnelle sera prise en compte lorsqu'un travail reste inachevé, moyennant une justification convaincante, ou si le chercheur a pris un congé prolongé au cours de la période de la subvention. De plus, en raison des effets du COVID-19 sur les progrès de la recherche, nous proposons un processus RCE simplifié. Cette demande devrait être soumise au directeur adjoint, Opérations de recherche. 

Des informations sur la façon de demander un NCE sont disponibles dans la fiche de conseils située ici (en anglais seulement).

Si une prolongation sans allocation d'argent additionnelle est demandée avant la date butoir de la demande pour la dernière année de subvention, la possibilité d'une date de renouvellement reportée sera prise en considération (s’il y a lieu). Une demande de prolongation sans allocation d'argent ne sera pas prise en considération si une demande de renouvellement présentée est refusée pour une pleine subvention.

11. Subvention de prolongation d'un projet

La subvention de prolongation n’est plus offerte à ceux qui font une demande de renouvellement.

12. Équipement permanent

Le financement des équipements fait l'objet d'un remboursement. L’Institut de recherche de la Société canadienne du cancer remboursera l'achat d'équipement moyennant réception d'une facture du service de la comptabilité de l'établissement hôte laquelle fera foi que le chercheur a reçu livraison de l'équipement subventionné. Cette facture doit livrer le détail de chacun des articles achetés qui figurent sur la liste approuvée et être accompagnée de copies des factures des fournisseurs. Le remboursement ne sera émis qu'une fois les engagements tenus, le cas échéant.

Afin d'assurer que l'achat de l'équipement approuvé pour un projet de recherche profite au projet subventionné, les articles nécessaires devront être achetés un an avant la date de fin de la subvention pour qu'ils soient remboursés. On permettra que soit passé sous Équipement permanent tout achat effectué après la réception de l'avis d'octroi, mais avant la date à laquelle la subvention commencera d'être versée ; toute autre dépense afférente à l'octroi d'une subvention sera irrecevable. Obligation est faite au chercheur de faire parvenir ses factures à la Société canadienne du cancer avant la fin de la période de subvention pour qu'elles soient admissibles à un remboursement. L'équipement devrait être inclus dans les relevés de tous les subventions de recherche.

Pour les subventions de recherche, sauf indication contraire dans la notification d'attribution, l'équipement identifié dans la demande de subvention originale sera admissible à un remboursement. Aucun autre équipement ne sera remboursé, même si le coût total est inférieur au montant de l'équipement permanent approuvé à l'origine, sans l'approbation préalable de la SCC.

Les instructions sur la manière de soumettre une demande d'équipement permanent sont disponibles sur la feuille de conseils située ici.

13. Relevé de compte pour la subvention

a) Obligation de rapport annuel

Un relevé de compte doit être soumis annuellement à la Société canadienne du cancer dans EGrAMS, pour chaque projet pour lequel des fonds ont été accordés. Un courriel sera envoyé à l'agent financier et au chercheur subventionné 60 jours avant la date d'échéance, indiquant comment soumettre le relevé pour chaque subvention. Certains programmes exigeront encore que le relevé de compte soit soumis par courriel, en utilisant le modèle de relevé de compte de CCS ou de PCC. Les instructions sur la façon de soumettre le relevé en ligne sont ici (en anglais seulement). Le relevé doit être soumis dans les 60 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin que les paiements ultérieurs ne soient pas retardés. Les paiements ultérieurs ne seront pas versés tant qu'un relevé acceptable pour l'année précédente n'aura pas été reçu et approuvé. Dans le cas de subventions renouvelées, le relevé final de la subvention précédente doit être reçu et approuvé. Les paiements retardés seront versés avec le prochain versement prévu.

b) Déclaration et soumission

L'agent financier responsable de l'administration des fonds de la subvention, ainsi que le chercheur subventionné, doivent déclarer que les dépenses déclarées sont exactes et conformes aux politiques de la SCC concernant les dépenses de la subvention avant de soumettre le relevé de compte dans EGrAMS. De plus, il est tenu de fournir le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte.

c) Fonds engagés

Il n'est pas nécessaire de reporter les sommes engagées, étant donné qu'il est permis de déclarer un surplus ou un déficit au cours du terme d'une subvention. Les établissements peuvent établir des comptes de régularisation au cours de la dernière année si les marchandises furent employées pendant la période de la subvention, mais facturées après la date prévue de clôture.

d) Détail des dépenses

On pourrait exiger, avec le relevé de compte, une brève explication/justification si le total des dépenses différait de 30 % du montant budgétisé sur l'AOS. La Société canadienne du cancer pourrait exiger, en tout temps, davantage de renseignements du chercheur subventionné ou de l'établissement hôte concernant leurs dépenses (p. ex. si elles diffèrent sensiblement de celles qui avaient été budgétisées ou s'il existe un écart considérable entre les prévisions budgétaires et la sous-utilisation ou le dépassement des sommes au cours d’une année). De plus, le chercheur subventionné peut être prié de fournir un compte rendu détaillé de ses dépenses, soutenu par des pièces justificatives.

e) Vérification comptable

La Société canadienne du cancer se réserve le droit de procéder à la vérification comptable du relevé de compte.

f) Catégories de dépenses

Nota : Toute passation en charges au compte d'une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes furent allouées.

Salaires et avantages sociaux : Il faut signaler le total des salaires et avantages sociaux afférents à une subvention. Il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms et salaires de chacun des employés rémunérés à partir d'une subvention. Toutefois, l'établissement doit disposer d'une comptabilité de la paye qui fasse foi du total des salaires et avantages sociaux tels que signalés dans le rapport qu'il devra remettre.

Pièces consommables/fournitures : Signalez toute dépense de cette nature qui soit liée directement à une subvention. Les coûts pourraient inclure les fournitures de laboratoire non réutilisables (par ex. les tiges, tubes, réactifs et autres), le coût des animaux et de l'hébergement, le coût par patient, les sondages imprimés et le petit équipement (coût inférieur à 1 000 $).

Animaux et entretien : Signalez toute dépense de cette nature qui soit liée directement à une subvention.

Publications : Indiquez tous les coûts de publication associés à l'adhésion à la politique de libre accès de la SCC

Déplacement pour assister à des conférences : Signalez tous les frais afférents à une participation à des conférences scientifiques, que ce soit comme auditeur ou conférencier. Le total ne doit pas excéder celui paraissant sous « Déplacements » sur l'avis d'octroi (fondé sur un calcul automatique (peut etre) ajouté à l’année de subvention), ou une somme additionnelle n'excédant pas 5 % du budget des salaires et fournitures.

Ce montant peut être dépensé à tout moment pendant la durée de la bourse. Ces dépenses peuvent également inclure le coût du voyage associé à un congé sabbatique approuvé pour le boursier.

Voyage de recherche : les dépenses déclarées doivent être associées aux coûts de la recherche. Exemples : rencontres d’équipe périodiques pour les recherches multicentriques, frais de kilométrage associés aux déplacements effectués pour mener des entrevues avec les sujets de l'étude, frais de déplacement d'un boursier postdoctoral qui est sur le point de prendre un premier poste dans le laboratoire du bénéficiaire (pour travailler sur la subvention financée par le CCS), frais de déplacement associés à un scientifique invité qui contribuera au projet financé, etc.

Services : Les dépenses signalées peuvent englober les honoraires de sous-traitants chargés de l'entretien, d'experts-conseils, etc. Les détails doivent être indiqués dans la section des services du relevé de compte. 

Divers : Si le total global excède 5 000 $, il faut en fournir le détail sur le relevé de compte. De telles dépenses peuvent comprendre ce qui suit.

  • Les frais de publicité pour l'embauche du personnel. 
  • Les fournitures et services pour le bureau (ex. papeterie, téléphone, photocopie, messagerie).
  • Les frais de ré impression et de préimpression.

Nota : Toute passation en charges au compte d'une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes furent allouées.

Veuillez communiquer avec la Société canadienne du cancer pour toute question concernant les dépenses admissibles.

Équipement permanent indiqué sur l'AOS : Signalez toute dépense aux fins d'achat d'équipement permanent >1 000 $ telle que précisé expressément sur l'avis d'octroi de la subvention (voir Article 12 [Équipement permanent] pour plus de détails).

g) Dépenses irrecevables

Au nombre des dépenses irrecevables, qui ne peuvent être payées à partir d'une subvention, on compte celles qui suivent (sans toutefois s'y limiter).

  • Retenues à la source (RPC/RRQ, assurance-emploi, CAT/CSPAAT, assurance provinciale) et avantages comme l’assurance dentaire ou les régimes de retraite d’étudiants.
  • Retenues à la source (RPC/RRQ, assurance-emploi, CAT/CSPAAT, assurance maladie provinciale) et avantages comme l’assurance dentaire ou les régimes de retraite de boursiers postdoctoraux, sauf si l’établissement hôte prévoit d’autres mesures en vertu d’une entente ou convention officielle (si les boursiers postdoctoraux sont syndiqués).
  • Les droits de scolarité pour des étudiants ou boursiers postdoctoraux.
  • Les frais associés au prolongement d'un congé de maternité. 
  • Les salaires des secrétaires (à l'exception des subventions versées pour les projets de programme et les programmes majeurs). 
  • Les frais généraux et d’infrastructure (par ex., l’entretien des édifices, les frais de réseaux informatiques, etc.). Seuls le s services partagés (par ex., le nettoyage des vitres, etc ., calculés au prorata) sont acceptés ; les frais/cotisations/dîmes indiqués en pourcentage ne sont pas permis (seuls les frais réels le sont). 
  • Les coûts indirects (tels que décrits dans la politique des coûts indirects de la SCC)
  • L'ameublement de laboratoire ou de bureau. 
  • Les frais de représentation et d'hébergement . 
  • Les frais d'adhésion à un organisme. 
  • Les activités de chercheurs non inclus dans la subvention, ou les activités liées à d’autres subventions. 
    • Les frais de téléphone ce llulaire sauf si l’utilisation du téléphone cellulaire s’inscrit dans le cadre du projet ou de l’étude financé. 
    • Le salaire et les frais non liés à la bourse (p. ex. cotisations syndicales et autres avantages tels qu’une indemnité de départ, des frais de placement et des honoraires de consultation puisque les collaborateurs liés au projet financé au terme d’une subvention de la SCC sont employés par leur institution).

14. Prix d’excellence

Le récipiendaire recevra une bourse de recherche de 20 000 $. La bourse de recherche est attribuée à l’établissement hôte du récipiendaire et doit être utilisée dans le cadre de son programme de recherche.

Il n’est pas nécessaire de fournir de rapports financiers pour cette subvention.

15. Bourse de déplacement

La bourse est versée sous forme de remboursement, en soumettant une demande dans EGrAMS. Aucun état financier n’est demandé pour ce type de bourse.

Dernière modification le: 2 février 2021